1. Mangelschreiben erstellen
Nachdem ein neuer Mangel im System aufgenommen wurden, kann nun ein Schreiben z.B. an den Nachunternehmer erstellt werden. Dafür wählen Sie die Mängel aus für die ein Schreiben erstellt werden soll (Firmen und Ansprechpartner werden aus VIS importiert).
- Klicken Sie auf „Schreiben“
- Wählen Sie das gewünschte Schreiben aus
- Passen Sie die „Benutzervariablen“ an
- Passen Sie die „Frist“ an
- Passen Sie die „Schreibenvariablen“ an
- Klicken Sie auf „Schreiben erstellen + neuer Status“
- Wählen Sie zwischen „Druckansicht“, „Speichern unter..“ und „E-Mail versenden“
Wenn Sie eine der Varianten auswählen wird automatisch ein neuer Status erstellt (Statuts steht unter der Briefbezeichnung). Außerdem werden alle Schreiben automatisch nach den verschiedenen Nachunternehmern gruppiert.
2. Brief per E-Mail versenden
Sollten Sie den Brief als E-Mail versenden wollen, öffnet sich die folgende Eingabemaske.
Bitte achten Sie auf folgende Informationen.
- Von: von dieser zentralen E-Mail-Adresse wird das Schreiben versendet
- Antwort an: hier ist die E-Mail-Adresse des Verfassers zu hinterlegen
- Interner Verteiler: Kollegen/innen, E-Mail-Adresse des Projektes, BRL
- Externer Verteiler: Muss angehakt werden, dann wird der Brief an die entsprechenden externen Projektbeteiligten gesendet