1. LOGIN


Den KUNDENLOGIN finden Sie im Webportal auf unserer Homepage  www.edr-software.com im rechten oberen Bereich. 

Im Anmeldefenster geben Sie Ihren Benutzernamen und Passwort ein, die Sie von uns erhalten haben. Anschließend starten Sie die Anwendung docma MM mit Klick auf das orange MM-Logo.



HINWEIS:
Um die bestmögliche Performance für Ihren Zugang zu erreichen, empfehlen wir die Installation des CITRIX Receivers (receiver.citrix.
com). Die Installationsdatei „CITRIX Receiver Web“ finden Sie auch auf unserer Homepage im Bereich „Download“ > „Support & Technik“.
Die Installation erfordert Administratorenrechte! Anschließend melden Sie sich im Webportal an und weisen in den
„Einstellungen“ > „Allgemein“ > „Client ändern“ den Clienttyp „Nativer Client“ zu.



2. OBERFLÄCHE


Der Startbildschirm ist in zwei große Bereiche aufgeteilt:

• (zuletzt geöffnete) Projekte

• Startlayouts (gefilterte Mangellisten)



Die Startlayouts sind prozessorientierte Mangellisten, vergleichbar mit Filtern, die Sie direkt zu Ihren aktuellen Aufgaben führen.
Startlayouts sind in der Regel kundenindividuell vorkonfiguriert. 


Bei Doppelklick auf ein Projekt gelangen Sie direkt zum Reiter
„Mängelmanagement“, also zur Mangelliste des ausgewählten Projekts mit der räumlichen Projektstruktur (links). 

Die Mängel sind gemäß dem zuletzt geöffneten Layouts dargestellt.



3. NEUER MANGEL


Es gibt drei Möglichkeiten für die Erfassung neuer Mängel:

  1. Manuelle Erfassung über die Mangelmaske
  2. Import aus MS Excel
  3. Mobile Erfassung mit Smartphone oder Tablet


MANUELLE ERFASSUNG
Wählen Sie im Strukturbaum die entsprechenden Strukturebene aus, der der Mangel zugeordnet werden soll (z.B. „Raum 401“).
Anschließend klicken Sie auf das „Neu“-Symbol: eine leere Mangelmaske öffnet sich und Sie erfassen alle wesentlichen

Informationen:
Beschreibung, Firma, zuständige Bearbeiter, Kosten, eventuelle
Vorgänge auf AN- oder AG-Seite. Die Erfassungsfenster kann ein eigenes Fenster sein oder unterhalb der Liste angedockt werden.



IMPORT AUS EXCEL-TABELLE
Erzeugen Sie eine individuelle Vorlagedatei bei Klick auf das Mangelimport-Symbol. Diese Art des Mangelimports ist zu
bevorzugen, wenn Sie z. B. bestehende Mangellisten im System hinterlegen möchten.


MOBILE ERFASSUNG
Nutzen Sie dafür unsere App „docma MM mobile “ (erhältlich für Android und iOS).


4. ANSICHTEN DER MANGELLISTE


Zur Verbesserung der Übersicht kann die Mangelliste organisiert werden durch:
• Gruppierung: Ziehen Sie dazu die gewünschte Spaltenüberschrift in das Feld „Für Gruppierung, Spalte hierher ziehen“, direkt
   oberhalb der Mangelliste.

  

  • Spaltenfilter befinden sich direkt unterhalb der Spaltenüberschriften. Hier filtern Sie in jeder Spalte schnell nach Suchbegriffen o.ä.



  • Vorkonfigurtierte Layouts, Filter und Mangelpool (eine speicherbare „Sammlung von Mängeln“) finden Sie in der linken

           unteren Ecke des Bildschirms.



5. DRUCKEN DER MANGELLISTE


Beim Drucken werden die auf dem Bildschirm angezeigten Spalten übernommen, auch Gruppierungen.
Markieren Sie mehrere Mängel mit Hilfe der STRG- oder Umschalttaste und wählen im Menü „Drucken“ das Symbol „Liste“. 

Im sich öffnenden Fenster können Sie z.B. einen Titel für die Liste vergeben, Kopf- und Fußzeile bearbeiten und die Vorschau öffnen
bzw. als PDF drucken. Aus der Vorschau heraus kann die Mangelliste auch direkt per E-Mail versendet werden.



6. SCHREIBEN ERSTELLEN


Für die Erstellung eines formellen Schreibens, z.B. einer Mangelanzeige mit Fristsetzung, Liste offener Punkte usw. gehen Sie wie folgt vor:


• Markieren Sie die betroffenen Mängel (dies kann auch firmenübergreifend erfolgen).
• Klicken Sie auf das Symbol „Schreiben“ im Menü „Drucken“.
• Das Schreiben-Dialogfenster öffnet sich. Hier wählen Sie die Vorlage aus und legen weitere Optionen fest, z.B. die Frist.



• Anschließend haben Sie mehrere Möglichkeiten der Dokumentenausgabe, die wichtigsten und häufigsten sind sicher das
  Drucken und Versenden per E-Mail.



• Bei Schreiben mit Fristsetzung wird automatisch ein neuer Vorgang erstellt. Diesen finden Sie in der Mangelmaske beiden Reitern 

  „Vorgänge AN“ bzw. „Vorgänge AG“.
• Jedes Schreiben erhält eine Dokumten-ID. Nach dieser ID können Sie rechts oberhalb der Mangelliste filtern.



7. STATUS DES MANGELS / VORGANGSLISTE


Alle Vorgänge während der Abarbeitung eines Mangels, werden in der Vorgangsliste vermerkt. So entsteht zu jedem Mangel eine Historie.


Die Vorgänge werden getrennt gegenüber Nachunternehmer (AN) und Auftraggeber (AG) geführt. Jeder Vorgang muss mit einem Status und kann mit einem Termin versehen werden. Der letzte Eintrag der Vorgangsliste (Datum und Uhrzeit) je Sicht (AN oder AG) ist entscheidend für den aktuellen Status (z.B. angezeigt, Nachfrist, etc.) des Mangels. Der aktuelle Status eines Mangels kann z.B. in der Mangelliste angezeigt werden (z.B. Spalte „AN Status“) oder als Filterkriterium für die Mangelliste dienen. 


Status-Einträge erfolgen bei Schreibenerstellung automatisch, z.B. angezeigt, Nachfrist; weitere Statuseinträge werden manuell eingegeben. Sammelbearbeitung ist möglich.



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