Ein Dokument kommt selten allein: Rechnung und Lieferschein, Angebot und Bauplan oder mehrere aufeinanderfolgende Krankschreibungen gehören häufig zusammen. Deshalb können Sie sie im DocuWare Briefkorb zusammenheften oder auch klammern. Was ist eigentlich der Unterschied und wofür kann man was verwenden?
In Ihrem DocuWare-Briefkorb befinden sich mehrere Dokumente, die Sie zusammenfügen möchten. Dafür markieren Sie sie, öffnen das Kontextmenü, aber welche Funktion nehmen Sie dann? Heften oder Klammern? Erfahren Sie, wann welche Funktion zur Verfügung steht und was genau dabei passiert.
PDFs zu einem einzigen Dokument zusammenheften
Die Heften-Funktion steht für PDFs zur Verfügung. Aus mehreren PDF-Dateien wird so eine einzige, neue PDF-Datei generiert. Dies eignet sich beispielsweise, um mit DocuWare gescannte Dokumente zu einem Dokument zusammenzufügen, das sich bequem im Viewer durchblättern lässt.
Natürlich können Sie ein mehrseitiges PDF auch entheften. Dabei wird dieses in einseitige Dokumente aufgeteilt. Heften Sie also beispielsweise einen Zwei- und einen Dreiseiter zusammen, wird es zu einem 5-seitigen PDF. Entheften Sie dieses anschließend, werden daraus fünf einseitige Dokumente im PD-Format.
Die Funktion Heften steht nur im Briefkorb zur Verfügung, und zwar wenn Sie mehrere PDFs markiert haben. Die Funktion Entheften wird angezeigt, wenn Sie im Briefkorb ein mehrseitiges PDF markiert haben.
Elektronische Büroklammer für unterschiedliche Dateiformate
Klammern ist auch bei Dokumenten mit verschiedenen Dateiformaten möglich. Sie werden mit einer „elektronischen Büroklammer“ zusammengefügt. Die einzelnen Dateien bleiben dabei bestehen. Öffnen Sie ein solch geklammertes Dokument im Viewer, können Sie durch die einzelnen Dateien blättern.
Beim Entklammern wird das geklammerte Dokument wieder in die ursprünglichen Dokumente aufgeteilt. Die einzelnen Dateien werden wieder als einzelne Dokumente behandelt.
Klammern können Sie beliebige Dokumente innerhalb eines Briefkorbs. Oder Sie hängen ein Dokument aus dem Briefkorb an ein bereits archiviertes an. Ebenso erhalten Sie in DocuWare ein geklammertes Dokument, wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit Anhängen archivieren.
Entklammern können Sie im Briefkorb jedes geklammerte Dokument.