INHALTSVERZEICHNIS


Protokoll per E-Mail versenden

Versand aus Editor und Vorschau 

Protokolle können direkt aus dem Protokoll-Editor oder der PDF-Vorschau per E-Mail an den Verteiler der Besprechung versendet werden (s. Punkt 1). 


Versanddialog 

Vor dem Versand wird eine Vorschau des Protokolls angezeigt. Der Versand ist möglich, sobald die PDF-Datei erfolgreich generiert wurde.

Im Versanddialog werden Empfänger aus dem aktuellen Termin automatisch übernommen. Angaben wie Antwortadresse, Betreff und Freitext können angepasst werden. Zusätzlich lassen sich weitere Anhänge hinzufügen. 

Der Status des Protokolls wird beim Versand berücksichtigt. Finalisierte Protokolle und Entwürfe erhalten passende Betreffzeilen und E-Mail-Texte. 


Unterstützung für Systemvariablen

Für Betreff und Freitext stehen in mehrzeiligen Textfeldern Systemvariablen zur Verfügung, zum Beispiel für Projektnummer, Besprechungsname, Protokollnummer, Protokolldatum, Absender oder Status. 

Durch Eingabe von {{ öffnet sich eine Dropdown-Liste mit allen definierten Systemvariablen. Die Vorschläge werden anhand des eingegebenen Textes gefiltert. Wird eine Variable aus der Liste ausgewählt, wird der Platzhalter automatisch vollständig ergänzt, inklusive schließender Klammern }}.

Die Dropdown-Liste zeigt sowohl den Variablennamen als auch die verständliche Bezeichnung der Variablen an. 

Beim E-Mail-Versand werden die Variablen automatisch durch die passenden Werte ersetzt.




Feedback zum Versand 

Während des Versands wird ein Ladeindikator angezeigt. Nach Abschluss informiert eine Meldung über den erfolgreichen oder fehlgeschlagenen E-Mail-Versand (s. Punkt 2).


PDF-Vorschau für Protokolle

Die Erstellung der PDF-Vorschau wurde erweitert. Beim Klick auf Vorschau erstellen wird für das jeweilige Protokoll eine PDF-Datei erzeugt und gespeichert und steht anschließend direkt für den E-Mail-Versand zur Verfügung (s. Punkt 3). Die Datei enthält den Zeitstempel der letzten Änderung sowie die verwendete Spracheinstellung. Solange keine Änderungen vorgenommen wurden und die Spracheinstellung unverändert bleibt, kann die gespeicherte Vorschau erneut geöffnet werden. 


PDF-Vorschauen von Entwürfen enthalten auf jeder Seite ein Wasserzeichen mit der Kennzeichnung Entwurf beziehungsweise Draft, abhängig von der Sprache der PDF.


Berechtigungen für Projektrolle 

Für Besprechungen und Protokolle wurden Berechtigungen umgesetzt. Diese werden über die jeweilige Projektrolle in mydocma Admin gesteuert und legen fest, welche Bereiche sichtbar sind und welche Aktionen ausgeführt werden können. 


Weitere Anpassungen im Protokoll-Editor

Tastenkürzel im Protokoll-Editor

Die Tastenkürzel im Protokoll-Editor wurden für die Bearbeitung von Protokoll-Elementen erweitert. Mit Enter wird die aktuelle Zeile gespeichert. Bei mehrzeiligen Elementen wie einem Protokollpunkt oder Absatz wird innerhalb des Textes eine neue Zeile eingefügt.

Mit Shift + Enter wird die aktuelle Zeile gespeichert und ein neues Element auf derselben Ebene erstellt. Mit Strg + Enter wird die aktuelle Zeile gespeichert und ein neues untergeordnetes Element angelegt. 


Toolbar für Protokolle

Die Toolbar im Protokoll-Editor wurde an den jeweiligen Status angepasst. Bei einem Protokoll im Status Entwurf stehen die Aktionen Finalisieren, Entwurf versenden und Schließen zur Verfügung.

Ein Protokoll kann nur finalisiert werden, wenn kein vorheriges Protokoll mehr offen ist. Ist dies nicht möglich, wird die Aktion deaktiviert und ein Hinweis angezeigt.

Bei einem bereits finalisierten Protokoll bleibt Finalisieren deaktiviert. Die Aktionen Protokoll versenden und Schließen stehen weiterhin zur Verfügung.